La facturation électronique est la numérisation des factures émises par les entreprises ou les travailleurs indépendants pour percevoir le paiement des produits ou des services rendus. Une facture électronique a les mêmes effets juridiques qu’une facture normale, mais le format dans lequel elle est émise et reçue est électronique.
Les factures électroniques doivent contenir les mêmes informations que les factures papier, comme le réglemente le décret royal 1619/2012, du 30 novembre. Ce règlement établit le respect de certaines exigences afin de garantir la lisibilité, l’authenticité et l’intégrité des factures :
- Numéro : la série numérique des factures doit toujours être corrélative
- Date d’émission
- Coordonnées de l’émetteur et du destinataire de la facture : nom et prénom ou raison sociale, adresse et numéro de TVA
- Description de la marchandise vendue
- Montant unitaire hors TVA pour chacune des marchandises
- Ventilation de la TVA, y compris le taux de TVA appliqué et la taxe à payer
- Si la facture est exonérée de la TVA, la disposition pertinente de la loi sur la TVA doit être mentionnée, le cas échéant
- Retenue d’impôt sur le revenu des particuliers, si applicable à l’émetteur
- La date des opérations, dans le cas où celle-ci ne coïncide pas avec la date d’émission de la facture.
Il existe deux types de factures électroniques : les factures électroniques en format structuré et les factures électroniques en format non structuré.
Factures en format structuré
Les factures au format structuré contiennent des données et sont générées automatiquement par les systèmes informatiques de facturation et traitées de manière tout aussi automatisée par les systèmes informatiques de paiement et de comptabilité du destinataire.
Factures dans un format non structuré
Les factures au format non structuré sont constituées d’une image, ce qui signifie que leur traitement en vue de leur saisie dans les systèmes informatiques du destinataire nécessite une intervention manuelle ou un processus coûteux qui n’est généralement pas entièrement automatisé, tel que la reconnaissance optique de caractères (ROC).
Avantages de la facturation électronique
- Économie de coûts (papeterie, transport, etc.)
- Une plus grande sécurité des processus
- Réduction des délais de facturation
- Réduction des erreurs et des fautes dans les factures
- Faible probabilité de falsification.
L’émission d’une facture électronique est conditionnée par le consentement du destinataire. La facture électronique est une alternative légale à la facture papier traditionnelle.
