Quand un employé se met en arrêt de travail, que cela soit suite à des risques communs ou à un accident de travail, il se peut que les entreprises aient des doutes sur les types de déclarations d’ incapacité temporaire en Espagne (IT) et sur les délais établis pour les transmettre à la Sécurité sociale.
Documents : incapacité temporaire en Espagne
Lorsqu’un employé est malade ou a un accident, il doit se rendre au Servicio Público de Salud (Services de la santé publique en Espagne) ou à sa mutuelle d’accidents de travail et le médecin lui fournit deux copies (une pour lui et l’autre pour l’entreprise) des documents suivants :
Déclaration d’arrêt de travail : L’employé dispose d’un délai de trois jours à partir de la date d’expédition de l’arrêt de travail pour la transmettre à son entreprise.
Déclaration de confirmation : l’employé, comme dans le cas précédent, dispose d’un délai de trois jours à partir de la date d’expédition de l’arrêt de travail pour l’envoyer à son entreprise.
Déclaration du médecin traitant : l’employé doit fournir la déclaration d’IT (incapacité temporaire en Espagne) à l’entreprise dans les 24 heures suivant sa date de délivrance. Ce délai est le même dans les cas où la durée du processus d’IT est très courte et l’employé devra présenter à l’entreprise la copie de la déclaration d’arrêt / de congé.
Les jours indiqués précédemment sont considérés comme des jours ouvrables et le calcul sera réalisé à partir du jour suivant son expédition.
Si les relations de travail ont expiré durant le processus d’IT, l’employé doit présenter les déclarations directement à la mutuelle ou à l’organisme de gestion dans les délais fixés pour l’entreprise, c’est-à-dire les délais définis précédemment.
Le fait de ne pas fournir les déclarations d’IT dans les délais établis à l’organisme correspondant ou à l’entreprise est considéré comme une infraction mineure. (Loi sur les Infractions et les Sanctions de la juridiction du travail approuvée par le Décret Royal Législatif n° 5 /2000 du 4 août).
Une fois que l’entreprise a reçu la déclaration médicale d’IT, elle a l’obligation de communiquer les informations nécessaires à la Sécurité sociale, car celle-ci aura la responsabilité de calculer les indemnités mensuelles à partir des informations collectées. La présentation des déclarations à la Sécurité sociale en dehors des délais établis sera considérée comme une infraction mineure par l’article 21.6 de la Loi sur les Infractions et les Sanctions de la juridiction du travail (LISOS) et sera sanctionnée d’une amende pouvant aller jusqu’à 625 €. (art. 40.1.a LISOS).
Si le congé médical a été délivré suite à un accident de travail, en plus de communiquer l’attestation médicale à la Sécurité sociale, il faut notifier l’attestation d’accident dans les délais et la forme convenus sur le système Delt@ en fournissant les documents suivants :
Attestation d’accident avec congé médical : transmettre l’attestation d’accident par l’intermédiaire du système Delt@ dans les cinq jours ouvrables suivant la date de l’accident ou du congé médical (OM du 16 décembre 1987 et du 19 novembre 2002). Si l’entreprise ne la présente pas, cela constitue une infraction grave pouvant être sanctionnée par l’Inspection du Travail et la Sécurité sociale par une amende pouvant aller de 626 à 1250 euros au degré minimum, de 1251 à 3125 euros au degré moyen, et de 3126 à 6250 euros au degré maximum.
Relation des accidents sans congé médical : l’entreprise a l’obligation de transmettre la « relation des accidents de travail sans congé médical » (RATSB) dans les cinq premiers jours ouvrables du mois suivant (OM du 16 décembre 1987 et du 19 novembre 2002). Si l’entreprise ne respecte pas la RASTB, cela constitue une infraction grave pouvant être sanctionnée par l’Inspection du Travail et la Sécurité sociale par une amende pouvant aller de 60 à 125 euros au degré minimum, de 126 à 310 euros au degré moyen, et de 311 à 625 euros au degré maximum.
Résumé : incapacité temporaire en Espagne
Si tout cela n’est pas respecté, en plus d’entraîner une majoration de 20 des cotisations versées à la Sécurité sociale, l’Inspection du Travail peut aussi attribuer des sanctions, sur demande de l’INSS et de la TGSS, en cas de présentation des attestations médicales et d’accident de travail (IT – incapacité temporaire en Espagne) en dehors des délais. En conclusion, nous conseillons aux entreprises de respecter le plus sérieusement possible ces dispositions et toute autre démarche administrative afin d’éviter l’attribution de sanctions par l’administration.
Miriam Martínez